Ilyen tipikus hibákat követhet el a bérszámfejtőd

, , ,

Nézzük milyen hibákat követhet el a bérszámfejtő!

 

Képzeld el, hogy húsz másik kollégával egy zsúfolt irodában ülsz. A légkondi gyengélkedik, valaki idegesen kiabál egy telefonba, a főnök ma is feszülten jött be. Próbálod kitalálni, hogyan oldd meg, hogy határidőre elkészülj minden munkával, úgy, hogy a szülői értekezletre is eljuss. Melletted az egyik munkatársad arról morog, mennyire rosszul érzi magát a bőrében és úgyse lesz kész mindennel, és úgysem számít az egész – ekkor bízzák rád a héten a harmadik új céget.

Ideális esetben a bérszámfejtőd precíz és felkészült. Mind tudjuk ugyanakkor, hogy az ideálistól gyakran messze áll az, amivel valójában egy munkahelyen találkozunk.

Lehet, hogy a bérszámfejtőd folyamatosan feszült, minden nap a határidőkkel versenyzik. Nem, hogy precízen előre dolgozni nem tud, alig éri utol magát.

Jó bérszámfejtőt választani nem egyszerű, még nehezebb laikusként felmérni, hol és miért hibázhatnak. Pedig ez fontos, hiszen egy ellenőrzés esetén Te húzod a rövidebbet ezek miatt – ezért vesszük most át a leggyakoribb helyzeteket.

A „rövid határidők” miatt az ellenőrzésre már nincs ideje

A fent vázolt helyzetnek köszönhetően ez gyakran előfordulhat – a bérszámfejtő alig tudja tartani a lépést a túlterheltség miatt, ezért végül már nem marad ideje arra, hogy előre készüljön fel bármire, hiszen az aktuális, határidős feladataival is alig tud időben készülni.

Pedig erre a problémára megoldást jelenthet a bérszámfejteni kívánt munkavállalók adatainak időben való bekérése. Ez jelentheti azt, hogy az új belépőkkel a megegyezés után azonnal munkaszerződést kötnek, személyi adataikat bekérik, a jogszabályokban előírt nyilatkozatokat megteszik – ilyen a családi kedvezményre való jogosultság, gyermekek utáni plusz szabadság igénylése, tartós fogyatékosság esetén az orvosi igazolás csatolása és így tovább.

Fontos a legmagasabb iskolai végzettség igazolása, a bizonyítvány másolatának megléte is, hisz e nélkül maga a bejelentés is meghiúsulhat.

A havi jelenléti ív, munkaidő nyilvántartás, szabadság nyilvántartás, táppénzes papírok a hó utolsó napját követő első munkanapján legyenek bekérhetőek az ügyféltől – így időben elkezdhető a munka, és marad idő az ellenőrzése, az esetlegesen felmerülő problémák megoldására, egyeztetésre.

A bérszámfejtőnek fel kell hívnia az ügyfél figyelmét arra is, hogy amennyiben bármely munkavállaló személyes adataiban (név, lakcím, családi állapot, stb.) változás áll be, feltétlenül a lehető leghamarabb jusson ez a bérszámfejtő tudomására.

Nincsenek pontos és időszerű adatai a munkavállalókról

Adott munkavállalóról, tagról a bérszámfejtőnek pontos és időszerű adatokra van szüksége. Belépéskor el kell kérni a magánszemélyek irataival kapcsolatos információkat. Célszerű bevezetni egy erre a célra rendszeresített nyomtatványt. A munkavállaló által kitöltött adatokat le kell ellenőrizni mindaddig, amíg az okmányok a rendelkezésünkre állnak. (TAJ kártya, adókártya, személyi igazolvány, lakcím kártya, legmagasabb végzettséget igazoló okmány).

Fontos, hogy ne „bediktálva” legyenek az adatok, az esetleges elírások, elhallások elkerülése érdekében.

Az iratok bekérése leginkább a keveredések, a pontos nyilvántartás vezetés miatt fontos – ez megakadályozza, hogy ne utaljunk fizetést rossz bankszámlaszámra, vagy ne írjuk el az alkalmazottak nevét (Kis Gábor helyett Kiss Gábor, Horvát és Horváth stb.).

Hiányosan vezeti a TB-tasakokat

Ezek egy esetleges OEP ellenőrzéskor szükségesek, ami viszonylag ritkán fordul elő – épp ezért sokan hiányosan vagy egyáltalán nem vezetik ezeket a tasakokat, mondván, „majd ha kell”, megírják.

A gond az, hogy ha nagy ritkán bekövetkezik egy ilyen ellenőrzés, elképzelhetjük, mekkora munka „hirtelen” 3 évnyi anyagot összeszedni, rendszerezni, ráadásul hibamentesen. Nem említve olyan problémákat, hogy mi van, ha közben mondjuk változott az ügyintéző…

 

Csak a bérszámfejtő program számítására hagyatkozik

Nem professzionális bérprogramok esetén komoly gondokat okozhat ez – találkoztunk már olyan esettel is, ahol egy cég nem a törvényben előírt módon számította a törthavi bért.

A profi bérszámfejtő „fejben számol”, tudnia kell minden programot egy papír és egy számológép segítségével ellenőriznie.

Persze itt sem mindegy, hogy milyen maga a partner. Ha folyamatosan stresszel, kialvatlan, öt határidő mellé kapja a hatodikat a huszadik cég tizedik idei ellenőrzéséhez… A rá nehezedő nyomás miatt egyre jobban a szoftverre fog hagyatkozni, és aligha hibáztatható érte. Te viszont nem engedheted meg magadnak azt a luxust, hogy olyan csapat feleljen a cégedért, ahol az ilyen előfordulhat, vagy akár normális.

A jó szakember mindig napra kész a törvények alkalmazásában, így nem fordulhat elő, hogy egy esetlegesen rosszul beparaméterezett – vagy nem időben frissített – bérprogram miatt hibázzon.

Nem tud az ellenőrzéshez megfelelő adatokat szolgáltatni

Például csak .pdf formátumban, vagy minimális mennyiségű és nem átlátható Excel listákat tud adni.

Fontos a listák ellenőrizhetősége az ügyfél, és az alkalmazottak számára is. Bármely lista, ami a munkavállalók vagy a vezetők kezébe kerül legyen átlátható, a vezetőség részéről pedig előre kiszámíthatóan tudjon adatokat közölni a bér és bérjárulék várható összegéről a következő hónapra is.

Nem jól számítja a munkaidőkeretet

A munkaidőkeret számítása kiemelt fontosságú, ennek törvényi követése elengedhetetlen. A bérszámfejtő feladata a változások követése, a program és a törvény állandó összevetése.

Az ügyféllel egyeztetni kell a számára is megfelelő és a cégénél működő munkaidő keretet. Ezt egy hónappal előbb táblázatos, vagy egyéb átlátható formában be kell kérni és le kell ellenőrizni.

Keveri a műszakpótlékot az éjszakai pótlékkal

A bérszámfejtő program csak akkor fog hibátlanul működni, ha a kezelője ismeri a törvényben leírt fogalmakat. A profi bérszámfejtő – az ügyféllel való egyeztetés, beszélgetés során – különbséget tud tenni a különféle pótlékok közt, és azt alkalmazni is tudja.

Rosszul pótlékol

Például az éjszakai pótlék 1 órát meghaladóan jár, de megadja akár a 0,5 órát is. Így a munkáltató a szükségesnél többet fizet, gyakorlatilag a figyelmetlen bérszámfejtő ezzel megkárosíthatja ügyfelét.

Papíralapon kinyomtatott listák „pipálgatásával” ellenőriz

Az ellenőrzéshez szükséges a megfelelő informatikai háttér, melyet megfelelően alkalmazni is tudni kell.

Nem napra készen tárolja („fűzi le”) az iratokat

A bérelszámolás alapvető követelménye a napra kész dokumentumok tárolása, a változások (személyi adatok stb. lásd fent) követése, és a cég vezetőivel folytatott folyamatos egyeztetés, kommunikáció.

Nem frissíti a tudását, csak a megszokott rutinnal dolgozik, ezáltal nem követi az „apróbb” jogszabályváltozásokat

Alapvető elvárás egy ügyviteli cég részéről, hogy szakemberei rendszeresen frissítsék tudásukat, legyen előfizetésük szakmai lapokra (akár online, akár nyomtatott verzió), folyamatosan járjanak el továbbképzésekre, konferenciákra, szakmai napokra.

Nem kérdez – vagy nincs, kitől kérdezzen

Célszerű egy olyan ügyviteli céggel való szerződéskötés, ahol a szakmai és törvényi változások követésén kívül (cégközlöny, törvények online elérése), lehetőség van fórumokon vagy e-mailben kérdések feltevésére, és ezekre rövid időn belül hiteles szakemberek adnak választ (nevüket vállalva).

Nem gondolkodik komplexen, nem motivált a folyamatok optimalizálására

Gondolunk itt például az iratanyagok minimalizálására, az munkaszerződések aktualizálására, könyveléssel való kapcsolattartásra-egyeztetésre.

Sok múlik a rendszer működésén. Fontos, hogy egy adatot ne kelljen többször bevinni, dolgozzunk ki olyan programot, melyben elegendő egyszer rögzíteni egy adatot, és a továbbiakban ez minden ponton elérhető lesz számunkra. Így elkerülhető az adat és irathalmozás, A munkaszerződések legyenek mindig elérhető helyen és legyenek gyorsan kikereshetőek, ha aktualizálásra kerül a sor, ne kelljen az egész szerződést újra írni, legyen elég a változás felvezetése.

A könyvelővel és a vezetőséggel elkerülhetetlen a napi kapcsolattartás egy bérszámfejtő cég számára. A külön területeken dolgozó szakembereknek össze kell dolgoznia, és együtt kell megtalálni a legoptimálisabb megoldást, amely mind a munkáltatók mind a munkavállalók részére is megfelel.

Hogyan válassz jó bérszámfejtő partnert?

Lehetőleg úgy, hogy minél többet megtudsz róla – menj ki hozzá személyesen, nézd meg, milyen körülmények között dolgoznak a kollégák, van-e rohanás, általános-e a fejetlenség, vagy éppen minden rendezett és nyugodt.

Így azt is láthatod, hogy ki mennyire van tisztában az adott folyamatok működésével. Kérdezz rá a nevekre, kérd meg, hogy mutassanak be a kollégáknak, így azt is tudni fogod, egyáltalán a főnök mennyire ismeri őket. Főleg annak mutasson be, aki a cégedet kezeli majd, vele mindenképpen személyesen beszélj.

Talán azt gondolod, mindez egy multinál lehetetlen, de nem az. Egy jól szervezett csapatnál nem okoz gondot, hogy olyan embert is bevonjanak, aki ismeri mindazokat, akik neked fognak dolgozni. A „kétszemélyes cégnél” megint más a helyzet, itt érdemes arról érdeklődnöd, hogy van-e például munkajogászuk, aki a munkájukat segíti, hogyan működnek náluk a szakmai képzések és ők hogyan képzik magukat és így tovább.

Ha személyesen rászánod az időt, hogy hasonló információkat megtudj, és emberi szemmel nézed azokat, akik „neked” dolgoznak majd, pontosan felmérheted, hogy a fenti hibák előfordulásának mekkora az esélye.