Mennyibe kerül valójában a házon belüli bérszámfejtés
Sok vállalkozás számára természetesnek tűnik, hogy a bérszámfejtést házon belül oldja meg. Hiszen „van rá ember”, „csak néhány dolgozóról van szó”, vagy „így legalább kézben tartjuk a folyamatokat”. Amikor azonban a teljes költséget vizsgáljuk, a bérszámfejtés jóval drágább lehet, mint elsőre gondolnánk.
A legtöbb cég ugyanis kizárólag a bérszámfejtő munkatárs fizetésével számol, miközben számos rejtett költség jelenik meg a háttérben: szoftverek, képzések, helyettesítés, vezetői időráfordítás, hibák javítása és a jogszabályi megfelelés biztosítása.
Nézzük meg, milyen költségelemekből áll össze valójában a házon belüli bérszámfejtés.
- A bérszámfejtő munkatárs költsége
A legnyilvánvalóbb tétel maga a munkabér.
A magyar munkaerőpiacon egy tapasztalt bérszámfejtő bruttó bére jellemzően 600–900 ezer forint között mozog, a senior szakemberek esetében pedig az 1 millió forint feletti bér sem ritka. A szakmai bérfelmérések szerint a bérszámfejtő pozíciók iránt továbbra is jelentős a kereslet, miközben a tapasztalt szakemberek száma korlátozott.
Ha egy munkatárs bruttó 800 000 forintos fizetéssel dolgozik, akkor a munkáltató teljes havi költsége a járulékokkal együtt már közel 900 000 forintot jelenthet. Ez éves szinten meghaladja a 10 millió forintot.
És ez még csak az első költségelem.
- Bérszámfejtő szoftver és licencdíjak
A korszerű bérszámfejtés ma már elképzelhetetlen megfelelő szoftver nélkül.
A legtöbb vállalat külön rendszert használ a bérszámfejtésre, a munkaidő-nyilvántartásra, a cafeteria kezelésre, a HR adminisztrációra, a dokumentumkezelésre.
Egy kisebb vállalat esetében a szoftverköltség havi 20–50 ezer forint között mozoghat, míg közepes méretű cégeknél a teljes rendszerköltség könnyen elérheti a havi 100–300 ezer forintot is. Ez éves szinten akár több millió forintos költséget jelenthet. (és ehhez még nem számoltuk hozzá a verziókövetések, frissítések és az IT-támogatás költségeit)
- Képzések és jogszabálykövetés
A bérszámfejtés az egyik leggyorsabban változó adminisztratív terület. Az adózási, TB és munkajogi szabályok folyamatosan módosulnak, ezért a naprakész tudás elengedhetetlen a hibamentes működéshez. A szakmai továbbképzések, konferenciák és jogszabálykövető szolgáltatások éves szinten akár több százezer forintos költséget is jelenthetnek. Ráadásul nemcsak a képzések díjával kell számolni: a tanulásra fordított idő alatt a munkatárs nem tudja ellátni napi feladatait, így a vállalatnak a kieső munkaidő költsége is megjelenik.
Mindezek mellett a jogszabályváltozások bevezetése gyakran további belső erőforrásokat igényel. Frissíteni kell a folyamatokat, ellenőrizni kell a rendszereket, és biztosítani kell, hogy minden érintett munkatárs az új szabályok szerint dolgozzon. Ezek a ráfordítások külön-külön talán nem tűnnek jelentősnek, összességében azonban számottevő költséget jelentenek a vállalkozás számára.
Egy elmaradt képzés vagy félreértelmezett jogszabály nemcsak plusz munkát, hanem hibás bérszámfejtést, korrekciós bevallásokat vagy akár hatósági bírságokat is eredményezhet.
- A kiesett munkaidő ára
A legtöbb vállalat nem számol azzal, hogy a bérszámfejtés mennyi időt vesz el más munkatársaktól. (A HR-esek adatokat gyűjtenek. A vezetők jelenléti íveket ellenőriznek. Az adminisztráció hiánypótlásokkal foglalkozik. A pénzügy egyeztetéseket végez. – Az Ön cégénél is előfordult már ilyen?)
Egy 50–100 fős vállalatnál havi szinten akár 20–40 munkaóra is elmehet kizárólag a bérszámfejtéshez kapcsolódó adategyeztetésekre. Ha csak 10 000 forintos átlagos óraköltséggel számolunk, ez havi 200–400 ezer forintos rejtett ráfordítást jelent. Éves szinten akár több millió forintot.
- A hibák költsége
A bérszámfejtési hibák sokszor jóval drágábbak, mint maga a bérszámfejtés. Egy nemzetközi kutatás szerint a vállalatok bérszámfejtéseinek közel 20%-ában fordul elő valamilyen hiba, és egyetlen hiba átlagosan több száz dollár közvetlen költséget okoz. A valós költség azonban gyakran ennél is magasabb. Egy hibás bérjegyzék javítása során újra számfejtés szükséges, korrekciós bevallást kell készíteni, egyeztetni kell a munkavállalóval, adminisztratív időráfordítás keletkezik. Ha pedig egy hatósági ellenőrzés során derül ki a probléma, bírságok és késedelmi terhek is felmerülhetnek.
- Mi történik, ha a bérszámfejtő szabadságon van?
Ez az a kérdés, amelyet sok cég csak akkor tesz fel, amikor már baj van. A házon belüli bérszámfejtés egyik legnagyobb kockázata az egyemberes működés. Ha a folyamatok egyetlen munkatárs fejében vannak, akkor egy szabadság, betegség vagy felmondás komoly üzleti kockázatot jelent.
Ilyenkor a cégnek gyakran külső tanácsadót kell bevonnia, ideiglenes munkaerőt kell keresnie, túlórát kell fizetnie más kollégáknak, vagy a vezetőknek kell átvenniük a feladatokat. Ezek költsége sokszor csak akkor válik láthatóvá, amikor a probléma már bekövetkezett.
Nézzük meg, hogyan áll össze mindez a gyakorlatban egy átlagos vállalat esetében:
Vegyünk egy egyszerű példát.
Egy 80 fős vállalatnál:
- bérszámfejtő teljes éves költsége: 10–12 millió Ft
- szoftverek: 1–3 millió Ft
- képzések: 100–300 ezer Ft
- kiesett adminisztratív idő: 2–4 millió Ft
- hibák és korrekciók költsége: nehezen tervezhető, de évente több százezer forint is lehet
A teljes éves költség könnyen elérheti vagy meghaladhatja a 15–20 millió forintot.
És ebben még nincs benne a kulcsember-kockázat, a helyettesítés problémája vagy egy esetleges hatósági bírság költsége.
Nem mindig az a legolcsóbb, ami házon belül van
A bérszámfejtés kiszervezésének kérdését sok vállalat kizárólag szolgáltatási díjak alapján vizsgálja. A valódi összehasonlításhoz azonban a teljes költséget kell figyelembe venni.
Amikor a munkabért, a szoftvereket, a képzéseket, a kieső munkaidőt, a hibák költségét és a helyettesítési kockázatot is beleszámítjuk, gyakran kiderül, hogy a házon belüli bérszámfejtés jóval drágább, mint elsőre gondolnánk.
Tisztában vagy vele, hogy a Te cégednél valójában mennyibe kerül a bérszámfejtés? Egy kötetlen konzultáció során segítünk kiszámolni a teljes költséget, és megmutatjuk, milyen megtakarítási lehetőségeket rejt a kiszervezés. Keress minket a kapcsolat@payrollers.hu e-mail címen, és nézzük meg együtt, hogy tudnál spórolni!
