Mit nyer a HR és a vezetőség az outsourcinggal?

Mit nyer a HR és a vezetőség az outsourcinggal?

 

Amikor egy vállalat a bérszámfejtés vagy más HR-adminisztrációs folyamat kiszervezése mellett dönt, a legtöbben elsőként a költségcsökkentésre vagy az adminisztrációs terhek mérséklésére gondolnak. Ezek valóban fontos szempontok, de a gyakorlatban az outsourcing ennél sokkal többet jelent.

A jól működő kiszervezés nem csupán feladatokat vesz le a szervezet válláról. Lehetőséget teremt arra, hogy a HR és a vezetőség azokra a területekre fordítsa idejét és energiáját, amelyek valóban hatással vannak a vállalat jövőjére. Miközben a háttérfolyamatok szakértő kezekbe kerülnek, a szervezeten belül felszabadulnak azok az erőforrások, amelyek korábban adminisztratív feladatokkal voltak lekötve.

De mit jelent ez a gyakorlatban?

Kevesebb adminisztráció, több stratégiai HR

A HR szerepe az elmúlt években jelentősen megváltozott. Míg korábban elsősorban adminisztratív funkcióként tekintettek rá, ma egyre inkább stratégiai partnerként vesz részt a vállalat működésében.

A munkavállalók megtartása, a tehetségek felkutatása, a vezetők támogatása vagy a szervezeti kultúra fejlesztése mind olyan feladatok, amelyek közvetlenül befolyásolják a cégek eredményességét.

A valóság azonban sok helyen még mindig az, hogy a HR-es szakemberek idejük jelentős részét adminisztratív teendőkkel töltik. Bérrel kapcsolatos kérdések, dokumentumok kezelése, adatszolgáltatások, ellenőrzések előkészítése és egyéb operatív feladatok foglalják le a kapacitásukat.

Amikor a bérszámfejtés kiszervezésre kerül, a HR csapat végre arra koncentrálhat, amiért valójában létrejött: az emberekre.

A vezetőség több időt kap a valódi döntésekre

A vezetők egyik legértékesebb erőforrása az idejük.

Mégis gyakran előfordul, hogy olyan operatív problémákkal kell foglalkozniuk, amelyek valójában nem tartoznak a stratégiai döntések közé. Egy bérszámfejtési hiba, egy elmaradt adatszolgáltatás vagy egy jogszabályváltozás értelmezése feleslegesen vonhatja el a figyelmet a vállalat fejlődése szempontjából fontos kérdésekről.

A kiszervezés egyik legnagyobb előnye, hogy csökkenti az ilyen jellegű terheket.

Amikor a háttérfolyamatok megbízható szakértői partnerhez kerülnek, a vezetőségnek nem kell napi szinten operatív kérdésekkel foglalkoznia. Ehelyett több figyelmet fordíthat az üzletfejlesztésre, a növekedésre, az ügyfélkapcsolatokra vagy a hosszú távú stratégiai célokra.

Nagyobb biztonság, kevesebb bizonytalanság

Kevés olyan terület van egy vállalat életében, ahol a hibák annyira érzékenyen érintik a szervezetet, mint a bérszámfejtés.

A munkavállalók számára a pontos és időben érkező fizetés alapvető elvárás. Egyetlen hiba is bizalomvesztést okozhat, különösen akkor, ha több dolgozót érint egyszerre.

A vezetőség számára pedig a megfelelőségi kockázatok jelenthetnek komoly problémát. Egy hibás bevallás vagy elmaradt kötelezettség később jelentős költségeket eredményezhet.

A professzionális outsourcing szolgáltatók pontosan azért jöttek létre, hogy ezeket a kockázatokat minimalizálják. Számukra a bérszámfejtés nem egy a sok feladat közül, hanem a fő szakterületük.

Ez a specializáció magasabb szintű biztonságot jelent az ügyfelek számára.

A HR végre partner lehet, nem ügyintéző

Sok HR szakember számára ismerős helyzet, amikor a nap nagy része dokumentumokkal, igazolásokkal és adminisztratív ügyekkel telik el.

Miközben a vezetőség stratégiai támogatást várna el, a HR kapacitásának jelentős részét rutinfolyamatok kötik le.

Az outsourcing egyik kevésbé látványos, mégis rendkívül fontos előnye, hogy megváltoztatja a HR szerepét a szervezeten belül.

A HR így nem csupán végrehajtó területként jelenik meg, hanem valódi üzleti partnerként. Több idő jut az utánpótlás-tervezésre, a vezetői támogatásra, a teljesítménymenedzsmentre és a munkavállalói élmény fejlesztésére.

Ezek azok a területek, amelyek hosszú távon valódi versenyelőnyt teremthetnek.

Könnyebb növekedés és változáskezelés

A vállalatok életében a változás állandó. Új telephelyek nyílhatnak, bővülhet a létszám, átalakulhat a szervezeti struktúra vagy akár új országokban is megjelenhet a cég.

Minden ilyen változás több terhet jelent az adminisztratív folyamatok számára.

Ha a bérszámfejtés teljes egészében házon belül működik, a növekedés gyakran új munkatársak felvételét, rendszerek fejlesztését vagy további erőforrások bevonását teszi szükségessé.

Kiszervezett modell esetén azonban a szolgáltató kapacitásai rendelkezésre állnak. A vállalat gyorsabban és rugalmasabban tud alkalmazkodni a változásokhoz anélkül, hogy minden növekedési lépés újabb adminisztratív kihívásokat teremtene.

Jobb adatok, jobb döntések

A vezetők csak olyan döntéseket tudnak hozni, amilyen minőségű információk a rendelkezésükre állnak.

A korszerű outsourcing szolgáltatások ma már nem csupán számfejtést biztosítanak. Riportokat, elemzéseket és átlátható adatokat is szolgáltatnak.

A vezetőség gyorsabban láthatja a bérköltségek alakulását, a fluktuációt vagy a munkaerővel kapcsolatos trendeket.

Ez különösen fontos olyan időszakokban, amikor a gazdasági környezet gyorsan változik, és a cégvezetőknek gyors döntéseket kell hozniuk.

Nyugodtabb működés a mindennapokban

Talán ez az outsourcing egyik legkevésbé mérhető, mégis legértékesebb előnye.

Amikor a HR tudja, hogy a bérszámfejtés szakértő kezekben van, amikor a vezetőség biztos lehet abban, hogy a jogszabályi megfelelőség rendben van, és amikor a munkavállalók időben megkapják a fizetésüket, az egész szervezet nyugodtabban működik. Kevesebb a tűzoltás, kevesebb a váratlan probléma és több energia marad az értékteremtő feladatokra.

Összegzés

Az outsourcing valódi értéke nem abban rejlik, hogy egy cég kiad egy feladatot a kezéből. Sokkal inkább abban, hogy mit nyer vele.

A HR több időt fordíthat az emberekre és a szervezet fejlesztésére. A vezetőség nagyobb biztonságot, jobb átláthatóságot és több időt kap a stratégiai döntésekre. A cég pedig hatékonyabban, kiszámíthatóbban és nyugodtabban működhet.

Ezért a kiszervezés ma már nem csupán adminisztratív döntés. Egyre több szervezet számára tudatos üzleti eszköz, amely segít felszabadítani azokat az erőforrásokat, amelyek a növekedéshez és a hosszú távú sikerhez szükségesek.

A legjobb vezetők nem mindent maguk akarnak csinálni – hanem arra koncentrálnak, ami valóban értéket teremt.

Ha szeretnéd, hogy a HR és a vezetőség több időt fordíthasson a stratégiai feladatokra, beszéljünk a kiszervezés lehetőségeiről. Segítünk megtalálni azt a megoldást, amely tehermentesíti a szervezetet és támogatja a növekedést. Keress bennünket a kapcsolat@payrollers.hu e-mail címen.