A táppénz adminisztrációja – hogyan kerüld el a hibákat?
A táppénz adminisztrációja
Hogyan kerülhetjük el a hibákat?
Egy munkavállaló megbetegszik, leadja az orvosi igazolását, a bérszámfejtés pedig rögzíti a táppénzes napokat.
Egyszerűnek hangzik, igaz?
A valóságban azonban a táppénz adminisztráció ennél jóval összetettebb. Egy rosszul rögzített dátum, egy hiányzó igazolás vagy egy elmulasztott határidő akár azt is eredményezheti, hogy a munkavállaló később vagy nem megfelelő összegben kapja meg az ellátását.
Éppen ezért a táppénz adminisztráció során nemcsak arra kell figyelni, hogy „hány napot volt beteg a munkavállaló”, hanem több adatot és szabályt is ellenőrizni kell.
Nézzük meg, mire érdemes munkáltatóként figyelni!
Táppénz vagy betegszabadság?
Az első és egyik legfontosabb kérdés: nem minden betegséggel töltött napra táppénz jár.
Ha egy munkavállaló saját betegsége miatt keresőképtelenné válik, főszabály szerint először betegszabadságra lehet jogosult.
A betegszabadság évente legfeljebb 15 munkanapra jár, amennyiben a jogviszony nem évközben kezdődik. Ezt az időszakot a munkáltató számfejti és utalja a munkavállalónak.
A betegszabadság lejárta után – ha a munkavállaló továbbra is keresőképtelen és a táppénz egyéb feltételei is fennállnak – következhet a táppénz.
Ezért már az adminisztráció elején fontos tisztázni, hogy az adott időszakra betegszabadság, táppénz vagy – az időszak eltérő részeire – mindkettő elszámolása szükséges.
Mit kell ellenőrizni, amikor megérkezik az orvosi igazolás?
Amikor a munkavállaló leadja a keresőképtelenségről szóló igazolást, érdemes ellenőrizni többek között:
- kinek a keresőképtelenségét igazolja az adott dokumentum,
- helyesen szerepelnek-e rajta a személyes adatok és a munkavállaló munkaköre,
- milyen időszakra vonatkozik,
- mikor kezdődött a keresőképtelenség,
- folyamatos keresőképtelenségről van-e szó,
- milyen jogcímen áll fenn a keresőképtelenség: szükséges-e egyéb nyilatkozat hozzá,
A keresőképtelenséget a jogszabályban meghatározott orvos vagy egészségügyi szolgáltató igazolhatja. Nem minden orvosi dokumentum alkalmas automatikusan a keresőképtelenség igazolására.
Az egyik leggyakoribb hiba: a dátumok
A táppénz adminisztrációban a dátumoknak különösen nagy jelentőségük van.
Nem mindegy például, hogy:
- melyik napon kezdődött a keresőképtelenség,
- mikor kezdődik a táppénzre való jogosultság,
- meddig tart a betegszabadság,
- mikortól jár táppénz,
- és mikor érkezett be az igazolás a munkáltatóhoz.
A folyamatos keresőképtelenségnél pedig azt is figyelni kell, hogy az újabb igazolás valóban folytatása-e az előző időszaknak.
Egyetlen hibás dátum ezért nemcsak a jelenléti ívet vagy a bérszámfejtést érintheti, hanem a táppénz összegére és az ellátás időtartamára is hatással lehet.
Nem mindegy, milyen jogcímen keresőképtelen a munkavállaló
A „táppénz” nem minden esetben ugyanazt jelenti.
Más szabályok vonatkozhatnak például arra, ha a munkavállaló:
- saját betegsége miatt keresőképtelen,
- beteg gyermekét ápolja,
- üzemi balesetet szenvedett,
- vagy más, jogszabályban meghatározott okból keresőképtelen.
Ezért a táppénz adminisztrációja során a keresőképtelenség jogcímét is megfelelően kell kezelni, ha szükséges, csatolni kell a megfelelő nyomtatványokat az elbíráláshoz.
Különösen fontos ez a baleseti táppénznél, ahol az üzemi baleset elismerésével és a baleset körülményeivel kapcsolatos további ügyintézésre is szükség lehet.
Mi történik, ha TB kifizetőhely működik a cégnél?
Ha a munkáltatónál TB kifizetőhely működik, akkor a táppénz iránti kérelmet a kifizetőhely bírálja el és – a szabályok szerint – a táppénzt is a kifizetőhely folyósítja.
A munkavállaló az orvosi igazolást a foglalkoztatójához nyújtja be, a foglalkoztató pedig a táppénz iránti kérelmet öt napon belül továbbítja a kifizetőhely részére.
Ezért a kifizetőhelyes munkáltatónál különösen fontos, hogy az igazolások időben eljussanak a megfelelő személyhez vagy szervezeti egységhez.
És ha nincs TB kifizetőhely?
Ha a munkáltatónál nem működik TB kifizetőhely, akkor a táppénz iránti kérelmet a munkáltatón keresztül az illetékes egészségbiztosítási szerv bírálja el.
A munkáltatónak ettől még fontos feladata van: a szükséges dokumentumokat és adatokat megfelelően össze kell gyűjtenie és továbbítania.
Vagyis attól, hogy a munkáltató nem TB kifizetőhely, a táppénz adminisztráció még ugyanúgy fontos része a bérszámfejtésnek.
Mennyi idő alatt kell elbírálni a táppénzigényt?
Ha a kérelemhez minden szükséges adat rendelkezésre áll, az ügyintézési határidő főszabály szerint 8 nap.
Ha azonban az ügy nem bírálható el a rendelkezésre álló adatok alapján, például hiánypótlásra van szükség, az ügyintézési határidő akár 60 nap is lehet.
Ezért sem érdemes a hiányos dokumentumokat küldeni a bérszámfejtés felé.
Minél hamarabb kiderül, hogy valami hiányzik, annál könnyebb elkerülni az ügyintézés elhúzódását.
Mit érdemes kialakítani a cégnél a gördülékeny elszámolások érdekében?
A táppénz adminisztrációnk akkor működik igazán jól, ha nem minden alkalommal egyedi döntések alapján próbáljuk megoldani.
Érdemes például előre meghatározni:
- ki fogadja a munkavállalók keresőképtelenségi igazolásait,
- ki ellenőrzi az igazolások adattartalmát, kéri be az esetleges plusz nyilatkozatokat,
- milyen formában és meddig kell azokat leadni,
- ki rögzíti az adatokat a bérszámfejtő rendszerben, illetve ki továbbítja a szükséges dokumentumokat az illetékes szerv részére.
Egy jól kialakított belső folyamat nemcsak a hibák számát csökkenti, hanem a bérszámfejtés munkáját is jelentősen megkönnyíti.
Röviden összefoglalva
A táppénz adminisztrációja jóval több annál, mint hogy a bérszámfejtésben rögzítjük a beteg napokat.
A pontos ügyintézéshez fontos:
- a megfelelő igazolás,
- a pontos dátumok,
- a helyes keresőképtelenségi jogcím,
- a betegszabadság és a táppénz megfelelő kezelése,
- a határidők betartása,
- valamint a szükséges adatok és dokumentumok megfelelő továbbítása.
Egy jól kialakított táppénzes adminisztrációval számos későbbi problémát és javítást lehet megelőzni.
Ha szeretnéd, hogy a táppénzzel kapcsolatos adminisztráció pontosan és megbízhatóan működjön a cégednél, a Payrollers csapata ebben is segítséget tud nyújtani.
Keress minket bizalommal a kapcsolat@payrollers.hu e-mail-címen!
