Hogyan kezeljük a hosszabb betegállományt?

Hogyan kezeljük a hosszabb betegállományt?

 

Egy munkavállaló néhány napos betegsége általában még könnyen kezelhető a cégnél. Más a helyzet azonban akkor, ha valaki hetekre vagy akár hónapokra kiesik a munkából.

Ki veszi át a feladatait? Hogyan kommunikáljunk vele a távollét alatt? Mire érdemes figyelni a munkába való visszatérésekor?

És mi történik akkor, ha a munkavállaló továbbra sem tud dolgozni, de a táppénzre való jogosultsága már lejárt?

A hosszabb betegállomány nemcsak bérszámfejtési és adminisztrációs feladatokat jelent. A munkaszervezésre, a csapat működésére és a munkavállalóval való kapcsolattartásra is hatással van.

Éppen ezért érdemes előre átgondolt folyamatot kialakítani a kezelésére.

 

Hogyan szervezzük meg a munkát a távollét alatt?

Egy hosszabb távollét a munkavállaló feladatkörétől és a szervezet működésétől függően komoly kihívást jelenthet. Ha a feladatok ellátása nem megoldott, az könnyen túlterhelheti a többi munkatársat, és a határidők betartását is veszélyeztetheti.

Érdemes ezért már a távollét kezdetén áttekinteni, mely feladatok igényelnek azonnali intézkedést, melyek halaszthatók, és melyeket kell más munkatársak között elosztani.

A helyettesítés megszervezésekor fontos szempont lehet:

• • a legfontosabb feladatok és folyamatban lévő ügyek áttekintése;
  • a helyettesítő munkatárs kijelölése, valamint a szükséges információk átadása;
  • a határidők és felelősségi körök tisztázása;
  • a helyettesítésből adódó többletterhelés rendszeres felülvizsgálata;
  • hosszabb távollét esetén annak mérlegelése, szükség van-e tartósabb megoldásra.

Nem minden esetben indokolt azonnal új munkatársat keresni. Ugyanakkor az sem szerencsés, ha a cég hónapokon keresztül úgy próbál működni, hogy a kieső munkavállaló feladatait a kollégák a saját munkájuk mellett, megfelelő kapacitás nélkül végzik el.

A cél az, hogy a szervezet működése kiszámítható maradjon, miközben a munkavállaló távollétét is megfelelően kezelik.

Hogyan kommunikáljunk a hosszabb betegállomány alatt?

A hosszabb betegállomány idején a kapcsolattartás különös körültekintést igényel. A munkáltatónak szüksége lehet bizonyos információkra a munkaszervezéshez, ugyanakkor a munkavállalónak időre és nyugalomra is szüksége lehet a felépüléshez.

Érdemes ezért tiszteletteljes, támogató és egyértelmű kommunikációra törekedni.

A gyakorlatban ez jelentheti például azt, hogy a munkáltató időnként érdeklődik a munkavállaló hogyléte felől, és jelzi, hogy a visszatérésével kapcsolatos egyeztetésben segítséget nyújt.

Fontos az is, hogy a kapcsolattartás során csak a szükséges információkat kérjük be, és tartsuk tiszteletben a munkavállaló személyes és egészségügyi adatainak védelmét.

A jó kommunikáció nemcsak a munkáltatónak segít a tervezésben, hanem a munkavállaló számára is megkönnyítheti a visszatérést. Így nem kell attól tartania, hogy hosszabb távollét után teljesen ismeretlen helyzetbe érkezik vissza.

Mire figyeljünk a munkába való visszatéréskor?

A hosszabb betegállomány után a munkába való visszatérés nem mindig egyszerű. A munkavállalónak újra fel kell vennie a munka ritmusát, meg kell ismernie a távolléte alatt történt változásokat, és adott esetben a feladatköre is módosulhatott.

Érdemes ezért a visszatérés köré is tudatos folyamatot szervezni.

Első lépésként célszerű áttekinteni, milyen feladatok és változások várják a munkavállalót. A visszatéréskor hasznos lehet egy rövid egyeztetés a vezető és a munkavállaló között, amelynek során tisztázzák a prioritásokat, a feladatokat és az esetleges nehézségeket.

A munkáltatónak emellett az adott munkakörre és körülményekre irányadó munkavédelmi, foglalkozás-egészségügyi és egyéb kötelezettségeket is figyelembe kell vennie. Ha a munkavállaló egészségi állapota miatt a munkakör ellátásával kapcsolatban kérdés merül fel, a megfelelő szakmai vizsgálat és egyeztetés segíthet tisztázni a további teendőket.

Nem minden visszatérés igényel külön intézkedést, de a hosszabb távollét után érdemes időt szánni arra, hogy a munkavállaló ismét biztonságosan és kiszámítható körülmények között tudjon dolgozni.

Mi történik, ha lejár a táppénzre való jogosultság?

Ez az egyik legfontosabb kérdés a hosszabb betegállomány kezelésénél.

A táppénzre való jogosultság időtartama nem minden munkavállalónál azonos. Függhet többek között a biztosításban töltött időtől és a korábban igénybe vett táppénz időtartamától. Bár bizonyos feltételek fennállása esetén a táppénz legfeljebb egy évig folyósítható, a jogosultság ennél korábban is megszűnhet.

Fontos: a táppénzre való jogosultság lejárta önmagában nem jelenti sem a keresőképtelenség megszűnését, sem a munkaviszony automatikus megszűnését.

Előfordulhat, hogy a munkavállaló továbbra is keresőképtelen, de a táppénzre már nem jogosult. Ilyenkor a munkáltatónak és a bérszámfejtésnek is tisztáznia kell a további helyzetet.

Elsőként azt szükséges megvizsgálni, hogy a munkavállaló továbbra is keresőképtelen-e, illetve milyen igazolások állnak rendelkezésre. Ha a keresőképtelenség folytatódik, de a táppénz folyósítására már nincs lehetőség, a kieső időszakot nem lehet automatikusan fizetett távollétként vagy szabadságként kezelni.

Bizonyos esetekben méltányossági táppénz megállapítása is szóba jöhet, de ez nem automatikus: külön feltételei vannak, és az ellátás megállapításáról az illetékes szerv dönt. Ezért érdemes időben tájékozódni arról, hogy az adott munkavállaló esetében van-e lehetőség ilyen ellátásra.

A munkáltatónak ilyenkor célszerű:

• • áttekintenie a táppénzjogosultság várható lejáratát és az addig rendelkezésre álló dokumentumokat;
  • egyeztetnie a munkavállalóval a szükséges további adminisztrációról;
  • tisztáznia, hogy a munkavállaló vissza tud-e térni dolgozni, vagy továbbra is keresőképtelen;
  • szükség esetén munkajogi és társadalombiztosítási szakértő segítségét kérnie a további lehetőségek áttekintéséhez.

A helyzet egyedi megítélést igényelhet, ezért nem célszerű automatikus megoldást alkalmazni. Különösen fontos ez akkor, ha a távollét hosszú ideje fennáll, és a munkavállaló visszatérésének időpontja sem látható előre.

Miért fontos a HR és a bérszámfejtés együttműködése?

A hosszabb betegállomány kezelése több területet érint egyszerre. A HR a kapcsolattartásban és a munkaszervezésben, a vezető a feladatok elosztásában, a bérszámfejtés pedig a jogosultságok, a dokumentumok és a kifizetések kezelésében játszik fontos szerepet.

Ha ezek a területek megfelelően együttműködnek, kisebb az esélye annak, hogy egy fontos határidő vagy információ elvesszen a folyamatban.

Összefoglalva

A hosszabb betegállomány kezelése nem merül ki az igazolások rögzítésében és a táppénz számfejtésében. A munkáltatónak a munkaszervezésre, a helyettesítésre, a kommunikációra, a munkába való visszatérésre és az ellátási jogosultság esetleges megszűnésére is fel kell készülnie.

A legfontosabb, hogy a cég ne csak a távollét időszakára keressen megoldást, hanem a további lehetséges helyzeteket is átgondolja.

A megfelelően kialakított folyamatokkal a munkáltató kiszámíthatóbban tud működni, a munkavállaló pedig nagyobb támogatást kaphat a távollét és a visszatérés időszakában.

Ha a cégeteknél hosszabb távollét miatt átmenetileg nincs elegendő kapacitás a bérszámfejtési feladatok ellátására, a Payrollers csapata a hosszabb távú helyettesítésben is segítséget tud nyújtani. Keress minket bizalommal a kapcsolat@payrollers.hu e-mail-címen.