Cafeteria és SZÉP kártya – milyen adózási hibákat követhet el a munkáltató?
Cafeteria és SZÉP kártya – milyen adózási hibákat követhet el a munkáltató?
A cafeteria népszerű eszköz a munkavállalók motiválására és megtartására. A béren kívüli juttatások azonban nemcsak a juttatási rendszer kialakításakor, hanem a bérszámfejtés és az adókötelezettségek teljesítése során is figyelmet igényelnek.
Egy rosszul megválasztott juttatási forma, egy figyelmen kívül hagyott értékhatár vagy egy elmaradt nyilatkozat könnyen többletköltséget okozhat a munkáltatónak. A SZÉP kártya esetében ráadásul az éves kereteket és a speciális felhasználási szabályokat is figyelembe kell venni.
Nézzük meg, melyek a leggyakoribb hibák, és hogyan előzhetők meg!
- Nem a megfelelő adózási kategóriába sorolják a juttatást
Az egyik leggyakoribb hiba, ha a munkáltató abból indul ki, hogy minden cafeteriaelem azonos módon adózik. A cafeteria azonban egy gyűjtőfogalom, így az egyes juttatások adózása eltérő lehet.
A SZÉP kártyára utalt, a törvényi feltételeknek és értékhatároknak megfelelő támogatás béren kívüli juttatásnak minősül. Ennek közterhe főszabály szerint a juttatás értékének 15%-os személyi jövedelemadója és 13%-os szociális hozzájárulási adója.
Ha azonban a juttatás meghaladja az alkalmazható keretet, a kereten felüli összegre eltérő szabályok vonatkozhatnak. Ezért fontos, hogy a bérszámfejtés ne csupán a kifizetett összeget rögzítse, hanem ismernie szükséges a juttatásra vonatkozó speciális szabályokat.
- Nem figyelnek az éves SZÉP kártya keretre
A SZÉP kártya esetében különösen fontos az éves rekreációs keret figyelemmel kísérése.
Ha a munkavállaló munkaviszonya a munkáltatónál egész évben fennáll, az éves rekreációs keret összege 450 000 forint. Az éves rekreációs keret több munkáltatótól kapott SZÉP kártya juttatások esetén együttesen sem haladhatja meg a 450 000 forintot. Ezért a munkavállaló más munkáltatótól kapott juttatásait is figyelembe kell venni a keret vizsgálatakor.
Milyen hibák fordulhatnak elő?
-
- Nem veszi figyelembe a munkavállaló más munkáltatótól kapott juttatását.
- Nem követi nyomon az év közben adott összegeket.
- Nem vizsgálja felül a keretet a munkaviszony megszűnésekor.
A keret túllépése önmagában nem feltétlenül jelenti azt, hogy a juttatás nem adható. Azt viszont eredményezheti, hogy a kereten felüli összeg már más adózási szabályok szerint adóköteles.
Éppen ezért célszerű olyan nyilvántartást vezetni, amelyből bármikor megállapítható az adott évben biztosított SZÉP kártya juttatás összege, az alkalmazható keret és az esetleges túllépés.
- Elmarad a munkavállalói nyilatkozat
Bizonyos juttatásoknál a munkavállaló nyilatkozata is szükséges lehet az adózási feltételek ellenőrzéséhez.
Ez különösen akkor fontos, ha a jogszabály valamely keretösszeg vizsgálatakor a más munkáltatótól kapott juttatás figyelembevételét is előírja. A munkáltatónak ezért érdemes a cafeteria-nyilatkozatban egyértelműen rákérdeznie a szükséges adatokra, és gondoskodnia a nyilatkozatok megőrzéséről.
A SZÉP kártya Aktív Magyarok alszámlájánál további speciális feltétel is érvényesül: a második félévi juttatás előtt a munkavállalónak nyilatkoznia kell arról, hogy az előző félévben erre az alszámlára utalt juttatás legalább 80%-át már felhasználta.
Ha a munkáltató ezt a feltételt nem ellenőrzi, a kedvező adózás alkalmazása problémássá válhat.
A megfelelő nyilatkozatok bekérése és ellenőrzése ezért nem pusztán adminisztratív feladat, hanem az adózási megfelelés fontos része.
- Összekeverik a SZÉP kártya és az Aktív Magyarok keretét
A SZÉP kártyához kapcsolódó Aktív Magyarok alszámla külön kerettel rendelkezik, amely nem része a hagyományos éves rekreációs keretnek.
A munkáltató 2026-ban is legfeljebb évi 120 000 forintot utalhat erre az alszámlára béren kívüli juttatásként, ha a jogosultsági feltételek teljesülnek. A juttatás naptári félévenként legfeljebb 60 000 forint lehet, és a második félévi összeg biztosításához a korábbi felhasználásra vonatkozó nyilatkozat is szükséges.
Gyakori hiba lehet, ha a munkáltató:
-
- a két keretet egyetlen összegként kezeli;
- nem vezeti külön az Aktív Magyarok alszámlára utalt támogatást;
- figyelmen kívül hagyja a féléves korlátot;
- nem kéri be a második félévi juttatáshoz szükséges nyilatkozatot.
A külön nyilvántartás és az időben elvégzett ellenőrzés segít elkerülni a hibás adóbesorolást.
- Nem megfelelő a cafeteria nyilvántartása és a bérszámfejtés közötti egyeztetés
A cafeteria adózási hibáinak hátterében sokszor nem a szabályok ismeretének hiánya, hanem a nem megfelelő belső folyamat áll.
Ha a juttatásokra vonatkozó adatok több helyen, eltérő formában szerepelnek, könnyebben előfordulhat, hogy egy utalás kimarad a nyilvántartásból, egy keretösszeget tévesen állapítanak meg, vagy az adókötelezettség nem a megfelelő időszakban jelenik meg.
A hibák megelőzése érdekében érdemes:
-
- naprakész nyilvántartást vezetni a juttatások jogcíméről, összegéről és időpontjáról;
- külön kezelni az eltérő keretösszegeket;
- nyomon követni a munkavállalói nyilatkozatokat;
- egyeztetni a cafeteria-rendszer adatait a bérszámfejtési nyilvántartással;
- ellenőrizni, hogy a juttatásokhoz kapcsolódó közterhek és bevallási adatok megfelelően szerepelnek-e.
A jól kialakított folyamat nemcsak a hibák számát csökkentheti, hanem a havi bérszámfejtést is kiszámíthatóbbá teszi.
- Hogyan előzhetők meg a cafeteria adózási hibái?
A legfontosabb a megfelelő szabályozás és a rendszeres ellenőrzés. A munkáltatónak célszerű egyértelmű cafeteria-szabályzatot kialakítania, meghatároznia a nyilatkoztatás rendjét, és gondoskodnia arról, hogy a bérszámfejtés minden szükséges információt időben megkapjon.
A keretösszegek követése, a munkaviszony változásainak kezelése és a juttatások helyes adóbesorolása egyaránt hozzájárul ahhoz, hogy a cafeteria valóban előnyös legyen a munkáltató és a munkavállaló számára is.
Mivel a juttatások adózási szabályai változhatnak, a belső folyamatokat és a nyilvántartásokat érdemes rendszeresen felülvizsgálni, és az aktuális jogszabályokhoz igazítani.
Összefoglalva
A cafeteria és a SZÉP kártya megfelelő kezelése több egyszerű utalásnál: a jogcímek, az éves keretek, a nyilatkozatok és az adókötelezettségek összehangolt kezelését igényli.
A hibák jelentős része megelőzhető naprakész nyilvántartással, jól kialakított belső folyamattal és a bérszámfejtés rendszeres ellenőrzésével.
Ha szeretnéd, hogy a cafeteria-juttatások elszámolása és a bérszámfejtési folyamatok a cégednél is pontosan, megbízhatóan működjenek, a Payrollers csapata ebben is segítséget nyújt – akár a cafeteria-szabályzat elkészítésében is.
Keress minket bizalommal a kapcsolat@payrollers.hu e-mail-címen!
